Die städtische Verwaltung erarbeitet eine Vielzahl an amtlichen Dokumenten, die sich an die Öffentlichkeit richten. Diese sind oftmals in einer Sprache geschrieben, die das Verstehen für viele Menschen unnötig erschwert oder gar verunmöglicht. Teilweise setzen die Dokumente die Kenntnis weiterer Rechtsgrundlagen voraus, ohne auf diese hinzuweisen. So wird bei der Angabe städtischer Gebühren (bspw. in verschiedenen Informationsdokumenten zur Einbürgerung) oftmals nicht darauf hingewiesen, dass die Möglichkeit besteht, diese bedürftigen Menschen ganz oder teilweise zu erlassen. Damit wird die Kenntnis des entsprechenden Gebührenreglements vorausgesetzt – obwohl dieses vielen unbekannt ist. Zudem wird nicht berücksichtigt, dass in der Schweiz jede und jeder sechste Erwachsene Probleme hat, längere Texte zu lesen.
Mit einer klaren, ansprechenden und verständlichen Sprache können Missverständnisse verhindert werden. Eine vollständige Information ermöglicht es den Menschen, ihre Rechte und Pflichten wahrzunehmen. Zusammen erhöhen sie das Verständnis für behördliche Abläufe und Vorgaben. In aller Regel ist es möglich, einfach und trotzdem juristisch präzise zu formulieren. Dazu notwendig ist aber eine entsprechende Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden. Orientierung dafür bietet beispielsweise das Konzept «Einfache Sprache».
Der Stadtrat wird gebeten, die notwendigen Schritte einzuleiten, um in der gesamten Verwaltung für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit eine möglichst einfach verständliche Sprache zu verankern. Diese soll die Probleme, Kenntnisse, Einstellungen und Fähigkeiten der angesprochenen Personen berücksichtigen.